I mitt förra inlägg skrev jag om varför man måste ta kontroll över korrekturflödet. I det här inlägget skall jag skriva om hur man gör för att få kontroll på sitt korrekturflöde.
proofHQ är en webbaserad tjänst för just korrekturflöden. I ett inlägg på sin blogg beskriver de ett av de flöden de designat tillsammans med en av sina kunder. Ett flöde som på många sätt är väldigt nära perfekt.
Arbetsflödet de beskriver innefattar till att börja med hela korrekturprocessen. Både de inledande interna korrsvängarna och hur dessa sedan utvidgas till att även innefatta den externa kunden. Det är alltså en och samma process hela tiden – inte en separat intern respektive extern korrprocess.
Ingen överlämning utanför systemet
Det första som händer när en korrsväng startar är att AD:n laddar upp korrekturet i proofHQ. Normalt innebär det här att AD:n också blir den som ansvarar för korrsvängen – den som får alla kommentarer, anmärkningar och godkännanden. Det är naturligtvis inte optimalt. AD:n skall inte belastas med sådana uppgifter. Därför anger AD:n istället att det är projektledaren som skall vara ägare av korrsvängen direkt vid uppladdning av korrekturet.
Notera det eleganta i det här. Hur lätt hade det inte varit att AD:n istället sparade ned PDF:en i en mapp på servern och därefter skickade ett mail till projektledaren om att denne nu kan starta en ny korrsväng? Projektledaren får sedan mailet, letar upp PDF:en och laddar därefter upp den i proofHQ. Som du ser – klart fler moment och klart större risk att saker faller mellan stolarna.
Ingen behöver se korrektur de inte måste
Nästa finurliga detalj är att endast de interna medarbetare som måste se korrekturet läggs till i flödet i första skedet. Dessa kommer automatiskt få mail, instruktioner och en länk att klicka på. Allt eftersom dessa personer sagt det de behöver och godkänt sina respektive delar tas de bort från flödet. På så sätt behöver de inte se fler korrektur än nödvändigt.
Kunden ser inte interna kommentarer
Först när allt är såpass klart att det är dags att involvera kunden lägger projektledaren med denne i flödet. Detta innebär bl.a att kunden inte kommer kunna se alla de interna kommentarer som gjorts innan kunden adderades i flödet. Något som självklart underlättar för de interna medarbetarna eftersom de kan vara raka och öppna på ett helt annat sätt än de annars skulle kunna vara.
Det är några av de detaljer som gör det här flödet så elegant. Värt att poängtera är att allt detta hanteras i ett och samma system och att det trots alla olika involverade roller ryms inom en och samma korrsväng.
Ledord vid design av korrekturflöde
Självklart passar inte just det här flödet alla, men tankesättet bakom är något som alla kan använda. Här är några ledord som jag tycker skall ligga grund för ett elegant designat korrekturflöde:
- Ett flöde. Designa ett enda flöde för hela processen – inte flera, t.ex. ett för interna korr och ett annat för externa korr
- Minimera informationsbruset. Ingen skall behöva se fler korr än de verkligen måste
- Använd systemstöd, och helst endast ett enda, för hela processen
- All överlämning inom systemet. Se till att inga överlämningspunkter sker utanför systemet, t.ex. filer som läggs i en mapp för att sedan hämtas av någon annan.
- Dokumentera flödet på ett sätt som gör det möjligt att förklara för t.ex. nya medarbetare.
Här kan du läsa hela proofHQ:s blogginlägg.
Inte bara ytterligare ett system
Kom ihåg. Att förbättra en process som korrekturflödet handlar lika mycket om att besluta om Vem som skall göra vad och Hur de skall göra det, som att välja rätt systemstöd. Systemstöd och arbetssätt går alltid hand i hand. Om man inte tänker på det och istället bara inför ett nytt system, hamnar man tyvärr alltför ofta i en situation där det enda man fått är:
- Ytterligare ett system som kostar pengar
- Ytterligare moment som måste utföras utöver de vanliga
- Ytterligare ett system som medarbetarna måste lära sig.