9 av 10 ser en effektiviseringspotential på marknadsavdelningen

by Louise Borglund on 2010-10-20

Det finns en stor potential att jobba mer effektivt på majoriteten av alla marknadsavdelningar. Detta framgår tydligt i en undersökning som Gothia MOM Consulting har genomfört under hösten.

Under september och oktober genomförde vi tre föreläsningar på temat ”Hur du får marknadsavdelningen i form”. Föreläsningarna skedde i samverkan med Marknadsföreningen i Göteborg, Wednesday Relations och Marknadsföreningen i Stockholm.

I samband med föreläsningarna ställde vi, via en enkät, ett antal övergripande frågor om hur deltagarnas marknadsavdelningar arbetar för att bli mer effektiva samt hur stor effektiviseringspotential marknadsförare och marknadschefer själva anser att det finns på deras avdelning. Ladda ner hela rapporten här: 7 steg mot en mer effektiv marknadsavdelning.

Enkäten besvarades efter seminariet, vilket innebär att deltagarna precis hade fått områdena i enkäten belysta och kunde därmed ge insiktsfulla svar. Totalt har 109 personer besvarat enkäten, från så väl stora som små företag, i många olika branscher.

Undersökningens sista fråga lyder:
Hur stor anser du att effektiviseringspotentialen är på din marknadsavdelning?

Totalt anser 90% av de som har besvarat enkäten att det finns en effektiviseringspotential, och anmärkningsvärt är att 72 % svarar att potentialen är stor eller mycket stor.

Endast 10% säger att det endast finns en liten eller mycket liten potential att jobba mer effektivt på deras marknadsavdelning.

Vad innebär detta?

  • Att det förbrukas mer tid och pengar på de flesta marknadsavdelningar än vad som faktiskt behövs.
  • Att man skulle kunna öka kapaciteten och kvaliteten på marknadskommunikationen hos många marknadsavdelningar.
  • Att de flesta företag skulle kunna få ut mer ROI av sin investering i marknadsföring än vad de får.

Vad beror det på?
En undersökning som Gothia MOM Consulting genomförde 2009 visar att många upplever att kostnader för utveckling är det största hindret. Höstens undersökning visar att det finns brister i hur man argumenterar för att få igenom investeringar, vilket kan vara en förklaring till varför man har svårt att få accept på att bedriva utvecklingsprojekt då dessa ofta ligger utanför den ordinarie marknadsbudgeten.

Vi upplever också att marknadsavdelningarna sällan hinner lyfta blicken i vardagen för att reflektera över, planera för eller bedriva utveckling av arbetsmetoder, processer och verktyg. Det är inte en lika självklar uppgift som det är att fastställa marknadsplanen eller följa upp budgeten, vilket det borde vara.

Guldstjärnor väntar
En sak är säker: det finns många marknadschefer som har stora möjligheter att bli hjältar genom att börja argumentera för, och driva, förbättringsprojekt i syfte att öka effektiviteten och öka ROI.

Den som lyckas bevisa ökad effektivitet och ROI kan kvittera ut en guldstjärna och ökat förtroende från ledningsgruppen.

Ladda ner hela rapporten här:
7 steg mot en mer effektiv marknadsavdelning!

PS. I nästa inlägg belyser vi frågan hur marknadsavdelningar kan skapa starka argument som ökar sannolikheten att få accept på investeringar i syfte att öka effektiviteten.

{ 6 comments }

Mitt i smeten

by Louise Borglund on 2010-09-29

Flytten pågår för fullt, och från och med den 1 oktober har vi vårt kontor på Kungsgatan 55 i Stockholm, vilket är ovanpå konditoriet och bageriet Vetekatten. Snacka om att bo mitt i smeten – i dubbel bemärkelse.

För oss är flytten en katalysator. Att bryta befintliga strukturer och mönster på kontoret medför att vi utvecklas. Genom små enkla förändringar, exempelvis nya omgivningar, nya rumskompisar och ny väg till kaffemaskinen, stimuleras vi att göra saker på ett nytt sätt. Att tänka nytt är en förutsättning för kontinuerlig utveckling – det gillar vi.

Om du har vägarna förbi, välkommen in på en kopp kaffe, lite nybakat och ett möte fyllt av inspiration!

{ 0 comments }

3 fokusområden för ökad effektivitet

by Louise Borglund on 2010-09-20

Fokusera på utveckling av kompetens, struktur och teknikstöd om du vill bli mer effektiv och spara tid och pengar på er marknadsavdelning. Detta visar resultatet i en undersökning som Gothia har genomfört bland marknadsavdelningar och inhousebyråer.

1. Kompetensutveckling

Den största effektiviseringspotentialen finns enligt undersökningen i kompetensutveckling. Totalt anser 79% anser att de skulle uppnå ökad effektivitet genom kompetensutveckling. Hela 50% anser till och med att det finns en stor potential för effektivisering genom ökad kompetens.

Fokus på teknikfrågor
Utvecklingen i teknik går fort idag. Den möjliggör inte bara nya kommunikationskanaler, utan också en effektivare produktion på marknadsavdelningen. Undersökningen visar också att ”hänga med i tekniken” är en viktig anledning för kompetensutveckling.  Svaren på ”vad” man vill lära sig mer om kretsar kring områden som digitala medier, webbproduktion, program, programuppdateringar, nya verktyg och stödsystem. För att få ut mest av investeringen i kompetensutveckling föreslår vi att ni undviker punktinsatser och satsar på att kompetensutvecklar löpande i vardagen.

2. Processutveckling

I undersökningen uppger totalt 72% att de skulle vara mer effektiva om de hade ett mer strukturerat arbetssätt inom avdelningen. Hela 43% anser att här gömmer sig en stor potential  för effektivisering. Exempel på processer där det ofta finns stor effektiviseringspotenial är korrekturhantering och trycksaksproduktion.

Underskattat problem
Vi ser ofta att otydliga processer är ett underskattat problem. Men vi hör nu från många håll att kraven på tydligare processer på marknadsavdelningen ökar, liksom att kraven på att all marknadsföring ska vara mätbar och affärsdrivande. Vi uppmanar därför alla marknadschefer att ta kommandot och genomföra en processöversyn innan någon annan begär det – bättre att förekomma än förekommas. Och vi vet att det lönar sig!

3. Stödsystem

När det gäller stödsystem så råder det delade meningar huruvida införandet av nytt stödsystem skulle öka effektiviteten. 46% anser att finns en stor potential för ökad effektivitet, men samtidigt säger 39% att det inte skulle öka deras effektivitet.  Här spelar storleken på företaget in. Vi tolkar detta som att de stora företagen redan har ett antal system på plats, och att man inte tror att mer teknik bidrar till ökad effektivitet.

Olika typer av system
När vi ställer frågor om planer för investeringar i nya stödsystem nämns två olika typer av system.

1) stödsystem som hjälper till att effektivisera själva produktionen av marknadsföringsmaterial eller aktiviteter. Det kan gälla mediadatabas, web2print-lösning eller bättre koppling till CRM-systemet för personifierad kommunikation. Hit hör också lösningar som eliminerar manuellt arbete, exempelvis automatiserad trycksaks- eller katalogproduktion, eller som möjliggör händelsestyrd marknadsföring.

2) verktyg för samarbete och resursplanering, projektplanering, och inte minst, uppföljning av budget, leads, och tid.

Rimmar processen med systemet?
Att ha ett system är en sak, att använda det rätt och fullt ut är en annan. Det visar sig ofta att många inte kan alla funktioner eller att man inte har anpassat organisationen för att samspela med systemet på bästa sätt. Vi rekommenderar att ni kontinuerligt utvecklar arbetssätten och kompetensnivån för att utveckla användningen av verktygen.

Vad skulle du kunna göra för att öka effektiviteten på din marknadsavdelning? Delge dina tankar!

{ 3 comments }

Mät på rätt saker – öka effektiviteten

by Johan Gradvall on 2010-08-30

Jag tror starkt på devisen “det man mäter, det uppnår man”. Uppmärksamheten riktas alltid mot det vi mäter på. Mätetalen blir riktlinjer för var fokus ska ligga, och en temperaturmätare på hur väl avdelningen presterar eller fungerar. Dessutom sporras många av att förbättra mätetalen. Följaktligen, genom att identifiera vad ni vill uppnå och mäta på saker som leder dit, kan du öka effektiviteten.

Vad mäter marknadsavdelningar på?

Vi ställer ofta frågan:  Mäter ni den inre effektiviteten, d.v.s att ni gör saker på rätt sätt?”. Oftast får vi som enda svar någonting i stil med:

“Vi mäter antalet korrekturvändor. Vi har 3 korrektur som mål, men vi mäter det inte så noga. Oftast brukar det nog bli betydligt fler. 4-10 korrekturvändor är inte ovanligt.”

Förutom att korrekturvändor är ett stort problemområde, visar detta också att den inre effektiviteten är ett eftersatt område på många marknadsavdelningar. Av någon anledning verkar inte marknadsavdelningarna ha samma krav på sig som andra funktioner inom företagen? Undrar vad företagsledningen skulle säga om säljchefen sa: ”Vi säger att vi skall ha 10 kundbesök per säljare och vecka. Om vi klarar det? Tror inte riktigt det. Skulle uppskatta att antalet besök snarare ligger på ca 4-5”.

Om man inte mäter vet man inte vad man kan förbättra. Bara att börja mäta skulle för många marknadsavdelningar innebära att de blev mer effektiva. Men det är också viktigt att noga fundera på vad man ska mäta för att rikta fokuset åt rätt håll.

Fastställ vad du vill uppnå

Det finns alltid en bakomliggande målsättning till att man vill effektivisera arbetet på marknadsavdelningen. Vad är det man vill uppnå? Funderar man på det, finns det faktiskt bara fyra övergripande målsättningar:

  • Man vill att något skall gå snabbare
  • Man vill att något skall bli bättre
  • Man vill göra det man gör billigare.
  • Man vill kunna göra mer

Du kanske vill att tiden tills dess trycksaker är tillgängliga blev kortare (snabbare), eller också kanske du vill kunna erbjuda det där särtycket som ni aldrig hinner med (mer)? Annars kanske du vill kunna precis det ni gör idag men till en lägre kostnad (billigare), eller också att det ni gör bättre skall överensstämma med er grafiska profil (bättre).

Detta låter kanske lätt, men är betydligt svårare i praktiken. När jag ställer frågan om vad man vill göra, och varför, får jag ibland svar som: ”Vi vill snabba upp PDF-skapandet genom att automatisera det… Då frigör vi ju faktiskt också tid som vi kan använda till att göra sådant vi inte hinner idag! Samtidigt vet vi att alla PDF:er blir likadant gjorda, d.v.s. de blir bättre”. Med andra ord, alla tänkbara anledningar på en och samma gång.

Mät rätt saker

Om man inte har identifierat vad man först och främst vill uppnå kan det bli svårt att veta vad som är rätt sak att mäta på. Med en tydlig målsättningen i handen kan man fundera över vad som leder till det resultatet, och vad kan vi mäta?

Låt oss säga att den ursprungliga orsaken till att man i exemplet ovan väckte frågan om att automatisera PDF-skapandet handlar om att spara tid för att kunna göra fler särtryck. Vad behöver man mäta på under förändringsarbetets gång? Givetvis tiden som läggs på PDF-skapande före respektive efter förändringen, så att man vet hur stor besparing investeringen gav. Men när man genomfört förändringen, vad mäter man på över tid för att säkerställa att man verkligen blivit mer produktiv?

Exempel på mätetal

För respektive bakomliggande målsättning följer här ett antal exempel på saker som kan vara rätt att mäta på. Försök identifiera vad du vill uppnå, och välj sedan något eller några av dessa att mäta på. Välj bara inte för många.

Mätetal för – Snabbare

  • Originaltimmar per produktion
  • Tid till första korrektur
  • Tid tills dess en produktion är tillgänglig för målgruppen
  • Antal färdiga mallar som kan användas för att skapa nya trycksaker
  • Antal unika “content items” (bilder, texter mm.) som finns färdiga att användas

Mätetal för – Bättre

  • Antal korrektursvängar
  • Antal korrekturanmärkningar per produktion
  • Nöjdhet hos uppdragsgivare
  • Kostnad till följd av felaktigheter, t.ex. makulatur

Mätetal för – Billigare

  • Antal originaltimmar per produktion
  • Antal korrekturutskrifter
  • Kostnad för inköp av tryck
  • Kostnad för inköp av bild
  • Kostnad per produktion

Mätetal för – Mer

  • Antal unika produktioner som producerats
  • Antal typer av produktioner som produceras
  • Antal unika “content items” (bilder, texter, white papers mm.) som produceras
  • Andel av produktionen som görs inhouse

Delge gärna dina tips och erfarenheter; Vad vill du uppnå och vad mäter du på?

PS? Vad detta intressant?  Läs då även:

3 fokusområden för ökad effektivitet

5 kostnadsställen du ska vara glad att din ekonomichef inte har

{ 4 comments }

Effektivitet – nyckeln till framgång?

by Louise Borglund on 2010-08-09

Intressant nog så har jag under alla mina år som marknadsförare och marknadschef aldrig hört någon kräva ökad effektivitet från marknadsavdelningen, framförallt inte inre effektivitet. Och om så hade skett, så skulle vi nog argumentera för att vi på marknadsavdelningen behöver tid och frihet för kreativitet och skapande av aktiviteter. Och att resultatet av aktiviteterna är svåra att mäta. Samtidigt ansåg vi att vi inte fick resurser för investeringar i stödsystem eller kompetensutveckling. Först idag inser jag att detta gick hand i hand.

Jag hävdar att den marknadschef som börjar föra diskussioner om hur man kan öka effektiviteten på marknadsavdelningen för att öka avkastningen på investeringen får snabbt ett ökat förtroende och ansvar, samt starka argument för investeringar.

Vad är effektivitet?

Effektivitet kan låta torrt och tråkigt. Vad är det egentligen? Wikipedia ger följande beskrivning av ordet effektivitet:

”Effektivitet är ett begrepp inom ekonomi och organisationsteori som beskriver hur väl en organisation kan omvandla resurser till produkter och tjänster. I begreppet ingår både produktivitet och kvalitet, som båda är höga i en effektiv organisation. Således brukar effektivitet generellt definieras som graden av måluppfyllelse i förhållande till resursanvändning.

Med inre effektivitet menar man oftast produktiviteten, det vill säga förhållandet mellan tillförda resurser och det som produceras. Den yttre effektiviteten handlar om att producera sådant som fyller mottagarnas behov; ett vanligt uttryck är att inre effektivitet är att göra saker rätt medan yttre effektivitet är att göra rätt saker.”

Inre och yttre effektivitet på en marknadsavdelning

Om jag applicerar Wikipedias beskrivning av effektivitet på en marknadsavdelning handlar det alltså om att kunna omvandla medarbetarnas kompetens och drivkraft, samt befintliga program och stödsystem (resurser) för att tillgodose uppdragsgivarens (mottagarens) behov. För de flesta marknadsavdelningar är uppdragsgivaren exempelvis produktchefer eller säljare, vars mål är att sälja företagets produkter eller tjänster.

Inre effektivitet innebär således för en marknadsavdelning att kunna utföra aktiviteter eller produktion av material på ett så snabbt, billigt och bra sätt som möjligt. Ökad inre effektivitet uppnås exempelvis genom att automatisera delar av katalogproduktion, att korta korrekturhanteringsprocessen genom tydligare ansvar och stödsystem, eller att lära sig använda befintliga program bättre.

Yttre effektivitet handlar om ta fram aktiviteter, material med mera som marknadsavdelningens uppdragsgivare behöver för att kunna göra sitt jobb bra. För att öka den yttre effektiviteten, dvs bättre uppfylla uppdragsgivarnas behov, så behöver marknadsavdelningen tydliga mål och processer som bidrar till att man har hög servicenivå, uppfattar behoven bra och kan omsätta dem till en leverans inom rimlig tid. Man behöver inte minst mättal som hjälper till att utvärdera strategier och rapportera resultat.

Nöjdare medarbetare och uppdragsgivare

Alla marknadsförare jag känner värdesätter produktivitet och kvalitet högt. Man vill känna att man får mycket gjort, och att man gör saker som uppskattas av organisationen och som leder till att företaget går bättre och bättre. Genom att kontinuerligt utveckla arbetssätt och stödsystem skapar man förutsättningar för att producera och leverera marknadsföring på ett bättre, snabbare och/eller billigare sätt till organisationen. Det leder till både nöjdare medarbetare och uppdragsgivare, exempelvis säljarna.

Nöjdare företagsledning

Marknadsföring är en investering. Vid investeringar frågar sig företagsledningen ”Hur kan vi öka avkastningen på investeringen?”. Utifrån ledningsperspektiv innebär ökad effektivitet en högre avkastning på investeringen. Därmed får den avdelning som kan påvisa en ökad effektivitet i sitt arbete i regel en ”guldstjärna” i boken.

Vägen till guldstjärna

1) Ifrågasätt alltid – hitta nya lösningar med intern eller extern hjälp
2) Ha koll på potentialen – mät och räkna så att du vet vad du kan förbättra
3) Begär investering – bevisa med business case besparingar i tid och pengar

Hur tänker du? Var finns potentialen för effektiviseringar? Och vad sätter käppar i hjulen för effektiviseringar på en marknadsavdelning?

Läs gärna också:

Mät på rätt saker – öka effektiviteten

3 fokusområden för ökad effektivitet

9 av 10 marknadsavdelningar ser en effektiviseringspotential på marknadsavdelningen

Rapport: 7 steg mot en mer effektiv marknadsavdelning

 

{ 3 comments }

Kompetensutveckling är inte en punktinsats

by Louise Borglund on 2010-06-30

”Den som slutar bli bättre slutar att vara bra”. Detta är en devis vi ofta använder på Gothia. Det främsta syftet med kompetensutveckling är, eller borde vara, att bli bättre på något, på ett eller annat sätt, vilket i slutändan ska stärka företagets konkurrenskraft.

Det finns en stark drivkraft idag på marknadsavdelningar att lära sig mer om nya arbetsmetoder och verktyg, som möjliggör att man kan jobba smartare och därmed kan kapa tid och kostnader. Anledningen är att resurserna är begränsade och kraven på ROI ökar. Dessutom har tekniken öppnat dörrarna för sociala medier samt händelsestyrd och personifierad kommunikation. Detta ska rymmas både tids- och budgetmässigt bland alla andra uppgifter…

För att kunna utföra arbetet snabbare, billigare eller bättre krävs det att man anammar ny teknik och lär sig mer om tillgängliga program och verktyg. Men teknik är inte allt, jag tycker mig också se ett ökat fokus på processorientering inom marknadsavdelningar. Genom att skapa tydliga processer och definiera vem som gör vad och på vilket sätt, vill man säkerställa att planering, genomförande och uppföljning av marknadsaktiviteter sker så effektivt som möjligt.

Kompetensutveckling kräver tid
Men, att kompetensutveckla för att uppnå ett mer effektivt arbetssätt innebär att investera i att förändra ett beteende. Hjärnan gillar att jobba vidare i gamla tankebanor, och det tar tid att skapa nya. Om man vill få till stånd en bestående förändring måste inlärningsprocessen pågå under lite längre tid. Personligen tycker jag att det svårt att uppnå en bestående förändring genom att gå på en 2-dagarsutbildning. Dessutom, på en traditionell utbildning får man ofta mer information än man kan ta till sig. Det blinkar ”Information Overload” i allas ögon i slutet av utbildningen.

Jag måste erkänna att jag minns nog inte mer än 40% av det jag lärt mig på en utbildning, och jag omsätter kanske 20% av det jag lärt mig i praktiken. Kombinationen av mycket information på kort tid i nya miljöer med nya människor gör att mängden ny kunskap som jag tar med mig hem till vardagen är ganska begränsad.

Kostar mer än det smakar?
För många är utbildning ett sätt att få träffa likasinnade, utbyta erfarenheter och nätverka. Detta är oerhört viktigt så klart. Men frågan är om det inte lika gärna kan göras på frukostseminarium eller andra branschträffar. Att utbyta erfarenheter och nätverka behöver inte kosta pengar.

”Learning by doing” är  vanlig en utbildningsform på många företag. Förvirrad sitter någon och försöker förstå något man inte kan. Ett konkret exempel; det kan ta många timmar att lära sig grundläggande funktioner i exempelvis Photoshop eller InDesign på egen hand. Att lära sig själv medför visserligen ingen utgift, men denna lärotid kostar också pengar i form av tid – tid som läggas på andra projekt som genererar intäkt, leads eller liknande.

Utbilda kontinuerligt i praktiken
För att få störst effekt av investeringen i kompetensutveckling måste man komma bort från traditionen att kompetensutveckla genom punktinsatser; oavsett om det sker genom traditionell utbildning eller på egen hand. Kompetensutveckling borde istället vara en ständigt pågående process som sker i vardagen med hjälp av experter.

Förslaget lyder: Väv in kompetensutvecklingen i vardagen med hjälp av en personlig tränare. Alliera dig med experter inom olika områden, exempelvis InDesign, Photoshop, projektledning, sociala medier, PR, processkartläggning, och låt dem vara med i din vardag och rådge dig i ditt arbete.

I praktiken kan det innebära att göra en produktion i InDesign tillsammans med en expert som visar hur du kan göra det på bästa sätt. Eller det kan innebära att genomföra workshops med extern support för att utveckla effektiva processer för att eliminera problem i det dagliga arbetet, exempelvis en tidskrävande hantering av korrekturer. Oavsett om du är expert eller novis får du hjälp på din nivå utifrån din situation och behov.

Dyrt? Nä, inte så värst. Om du satsar på kompetensutveckling i syfte att bli mer effektiv så bör ju rimligtvis effektivitetsvinsten minst motsvara investeringen – annars är det ju ingen effektivisering. Men det är klart, om du investerar i en utbildning och sedan inte använder dig av dina nya kunskaper – då blir det dyrt.

3 argument för att väva in kompetensutvecklingen i vardagen
Så nästa gång ni vill lära nytt för att öka effektiviteten på ett smart sätt; undvik punktinsatser. Kalla istället hem en expert och lär er lite i taget med fokus på vad ni behöver lära er just nu. Öva på verkliga uppdrag vid flertalet tillfällen. Omsätt allt ni lär er direkt i praktiken.

Här är argument du kan att ta till för att förklara nyttan:

  • Du får en individuell utbildning som fokuserar på vad du behöver kunna just nu. Du slipper få mer information än du kan ta till dig, samt undviker att lägga tid på överkurs eller andras problem. Allt du lär dig blir relevant.
  • Du undviker att tappa tempo i pågående projekt om du övar på verkliga uppdrag. Istället för att uppleva stress, orsakad av att behöva jobba ikapp efter en utbildning, kan du få en flygande start i projektet genom dina nya kunskaper. Du kommer dessutom att kunna omsätta mer av det du lärt dig i praktiken.
  • Att förändra tanke och beteende kräver tid. Genom att portionera ut kunskapsinhämtningen och lära in över lite längre tid får du en mer bestående effekt av utbildningen.

{ 1 comment }

Hur en tydlig vision ökar effektiviteten

by Louise Borglund on 2010-06-18

Kravet på Return on Investment (ROI) på marknadsaktiviteter ökar. Detta förutsätter en effektiv marknadsorganisation som gör rätt saker på rätt sätt. Men för att kunna utföra uppdrag snabbare, billigare eller bättre krävs en kontinuerlig utveckling.

Många marknadsavdelningar upplever att de har svårt att få igenom de investeringar i tid och pengar som krävs för nya resurser, nya processer, kompetensutveckling eller nya stödsystem. Mitt tips är: definiera tydligt marknadsavdelningens vision och vad ni lovar att leverera till organisationen. Och framförallt, kommunicera detta regelbundet.

”Vad gör ni på Marknad… egentligen?” brukade jag få höra från organisationen i min roll som marknadsansvarig. Att frågan fanns var helt och hållet vårt egna fel. Det speglade vad vi kommunicerade till organisationen, inget annat. Genom reflektionens glasögon kan jag se att de vanligaste budskapen från marknadsavdelningen löd: ”Vi hjälper dig med produktblad”, ”Nästa kundevent går av stapeln den 26 september””, ”Nu har vi uppdaterat hemsidan”, ”Nu är nästa nummer av kundtidningen ute”…

Alla budskap från marknad fokuserade på uppdrag vi kunde utföra eller hade utfört. Det sa inget om varför vi fanns och vad syftet med vårt arbete var. Vi hade ingen tydlig vision om vad vi ville uppnå och inget löfte till organisationen.

Vi genomförde många bra saker, men vi hade svårt att få gehör för våra utvecklingsidéer och svårt att få igenom investeringar i resurser och stödsystem. Och vi saknade ramar för vad vi skulle fokusera på. Vi var en hjälporganisation som sprang på alla bollar och släckte bränder. I ren välvilja.

Men jobbade vi verkligen effektivt och bidrog vi på bästa sätt till företagets framgång? Ärligt talat, svaret är nej. I brist på en tydlig vision blev vi ineffektiva.

Visionen bestämmer spelplanen
Enligt Seth Godins blogginlägg ”The hierarchy of success” är inställningen (”attitude”) till varför du gör något, det som främst påverkar hur framgångsrik du är. Inställningen påverkar dina mål, strategier, taktiker och de handlingar du utför.

”As far as I’m concerned, the most important of all, the top of the hierarchy is attitude. Why are you doing this at all? ”

Seth Godin menar också att vi lägger största delen av vår tid på att utföra uppdrag, men för lite tid på att kommunicera vår inställning.

Om jag applicerar detta på en marknadsavdelning så tar sig inställningen uttryck i den vision som avdelningen har. Varför finns marknadsavdelningen egentligen? Vad ska vi bidra med? Vad vill vi uppnå? Till exempel: Vi ska leverera leads till ett värde av X kr. Vi ska bidra till företagets tillväxt på nya marknader. Vi ska vara vassast i branschen på content marketing. Vi ska modernisera bilden av vårt företag.

Min erfarenhet är att med hjälp av en tydlig, accepterad och väl kommunicerad vision skapar marknadsavdelningen sin egen spelplan. Först då kan man gå från att vara en hjälporganisation till att bli den drivande och effektiva marknadsavdelning som företaget behöver för att vara konkurrenskraftig.

En tydlig vision påverkar också kulturen på marknadsavdelningen positivt. Den präglar hur mycket man strävar efter att ligga i framkant, hur hungrigt man bevakar konkurrenter, hur man löser uppdrag, hur man rekryterar nya resurser med mera.

Vision ger mandat att driva utvecklingen
Genom visionen får du mandatet att prioritera VAD ni gör för marknadsaktiviteter.  Exempelvis kan du ta bort aktiviteter som inte bidrar till att ni uppfyller er vision, eller utveckla sättet ni jobbar på för att fortare uppnå resultat. Den frigjorda tiden kan läggas på annat som ger mer effekt. Du kan säkerställa att uppdragen inte spretar utan att ni behåller fokus i ert arbete.

Du kan utveckla VEM som gör vad, vilket kan leda till annan ansvarsfördelning eller kompetensutvecklingsprogram. Du kan ställa krav på processer och beställare i organisationen för att optimera HUR detta görs bäst. Mandatet ger dig också rätt att föreslå eventuella teknikstöd ni behöver för att öka kvaliteten i kommunikationen eller för att frigöra tid.

Genom att påverka vad, vem och hur driver du den egna utvecklingen och därmed finns förutsättningar på plats för att öka er inre och yttre effektivitet.

Visionen skapar motkrav – upp till bevis
Med en tydlig vision får du inte bara mandatet utan också ansvaret för att uppnå visionen. Ansvaret innebär att ni på marknadsavdelningen måste kunna leda i bevis att ni levererar vad ni lovat. Om ni inte gör det riskerar ni att visionen bara bli tomma ord och att ni förlorar ert mandat.

Behovet av att bevisa bidrar till ökat målfokus och fungerar som bränsle till effektiviseringsprocessen. När alla väl ser resultatet och hur avdelningen förbättras, ökar motivationen och engagemanget. Dessutom stärks förtroendet för er avdelning, vilket ökar er handlingsfrihet. Fler och fler företag jobbar idag med marketing dashboards för att kunna mäta och rapportera resultatet  och effektiviteten.

Nästa steg:

  1. Ta styrspaken; formulera er vision, få den accepterad av ledningen och kommunicera den tydligt.
  2. Gör en nulägesanalys på er effektiviseringspotential.
  3. Ta fram en handlingsplan. Börja med förändringar där ni enklast kan påvisa förbättring.
  4. Genomför förändringar stegvis i väl avgränsade projekt.
  5. Mät och följ upp så att ni kan bevisa att ni håller vad ni lovar
  6. Kommunicera era framgångar. Se till att era förbättringar alltid har en enhet, t ex kronor eller timmar, och översätts i besparingar eller ökad intäkt.

Kör hårt.

{ 0 comments }

Att designa ett korrekturflöde

by Johan Gradvall on 2010-06-05

I mitt förra inlägg skrev jag om varför man måste ta kontroll över korrekturflödet. I det här inlägget skall jag skriva om hur man gör för att få kontroll på sitt korrekturflöde.

proofHQ är en webbaserad tjänst för just korrekturflöden. I ett inlägg på sin blogg beskriver de ett av de flöden de designat tillsammans med en av sina kunder. Ett flöde som på många sätt är väldigt nära perfekt.

Arbetsflödet de beskriver innefattar till att börja med hela korrekturprocessen. Både de inledande interna korrsvängarna och hur dessa sedan utvidgas till att även innefatta den externa kunden. Det är alltså en och samma process hela tiden – inte en separat intern respektive extern korrprocess.

Ingen överlämning utanför systemet

Det första som händer när en korrsväng startar är att AD:n laddar upp korrekturet i proofHQ. Normalt innebär det här att AD:n också blir den som ansvarar för korrsvängen – den som får alla kommentarer, anmärkningar och godkännanden. Det är naturligtvis inte optimalt. AD:n skall inte belastas med sådana uppgifter. Därför anger AD:n istället att det är projektledaren som skall vara ägare av korrsvängen direkt vid uppladdning av korrekturet.

Notera det eleganta i det här. Hur lätt hade det inte varit att AD:n istället sparade ned PDF:en i en mapp på servern och därefter skickade ett mail till projektledaren om att denne nu kan starta en ny korrsväng? Projektledaren får sedan mailet, letar upp PDF:en och laddar därefter upp den i proofHQ. Som du ser – klart fler moment och klart större risk att saker faller mellan stolarna.

Ingen behöver se korrektur de inte måste

Nästa finurliga detalj är att endast de interna medarbetare som måste se korrekturet läggs till i flödet i första skedet. Dessa kommer automatiskt få mail, instruktioner och en länk att klicka på. Allt eftersom dessa personer sagt det de behöver och godkänt sina respektive delar tas de bort från flödet. På så sätt behöver de inte se fler korrektur än nödvändigt.

Kunden ser inte interna kommentarer

Först när allt är såpass klart att det är dags att involvera kunden lägger projektledaren med denne i flödet. Detta innebär bl.a att kunden inte kommer kunna se alla de interna kommentarer som gjorts innan kunden adderades i flödet. Något som självklart underlättar för de interna medarbetarna eftersom de kan vara raka och öppna på ett helt annat sätt än de annars skulle kunna vara.

Det är några av de detaljer som gör det här flödet så elegant. Värt att poängtera är att allt detta hanteras i ett och samma system och att det trots alla olika involverade roller ryms inom en och samma korrsväng.

Ledord vid design av korrekturflöde

Självklart passar inte just det här flödet alla, men tankesättet bakom är något som alla kan använda. Här är några ledord som jag tycker skall ligga grund för ett elegant designat korrekturflöde:

  • Ett flöde. Designa ett enda flöde för hela processen – inte flera, t.ex. ett för interna korr och ett annat för externa korr
  • Minimera informationsbruset. Ingen skall behöva se fler korr än de verkligen måste
  • Använd systemstöd, och helst endast ett enda, för hela processen
  • All överlämning inom systemet. Se till att inga överlämningspunkter sker utanför systemet, t.ex. filer som läggs i en mapp för att sedan hämtas av någon annan.
  • Dokumentera flödet på ett sätt som gör det möjligt att förklara för t.ex. nya medarbetare.

Här kan du läsa hela proofHQ:s blogginlägg.

Inte bara ytterligare ett system

Kom ihåg. Att förbättra en process som korrekturflödet handlar lika mycket om att besluta om Vem som skall göra vad och Hur de skall göra det, som att välja rätt systemstöd. Systemstöd och arbetssätt går alltid hand i hand. Om man inte tänker på det och istället bara inför ett nytt system, hamnar man tyvärr alltför ofta i en situation där det enda man fått är:

  • Ytterligare ett system som kostar pengar
  • Ytterligare moment som måste utföras utöver de vanliga
  • Ytterligare ett system som medarbetarna måste lära sig.

{ 0 comments }

3 skäl till varför du måste ta kontroll över korrekturflödet

by Johan Gradvall on 2010-05-28

När det kommer till produktion av marknadskommunikation är korrekturmomentet det moment som i särklass skapar mest frustration. Varför är det så?

Korrekturmomentet startar när första utkastet till trycksaken, presentationen, videon, webbsidan etc. är färdig. Det som då vidtar är en vid ström av information fram och tillbaka. Det som utbyts är kommentarer, anmärkningar, rättningar, frågor och uppdaterade versioner. Det är inte sällan fler än två personer involverade i det här informationsutbytet och intensiteten varierar över tid. Allt har emellertid ett klart och tydligt mål – det godkända slutkorrekturet.

Det finns flera anledningar till att detta skapar frustration.

Gör mer på kortare tid

Mängden marknadskommunikation som skall produceras ökar hela tiden. Detta samtidigt som tiden det skall produceras på blir kortare och kortare. Det innebär naturligtvis också fler och intensivare korrekturflöden.

Avsaknad av bra systemlösningar

När jag jobbade på min pappas sätteri fanns det ett fungerande system. Allt man gjorde skrevs ut på papper. Detta papper skickades sedan till kunden som förde på sina kommentarer och anmärkningar direkt på pappret och sedan returnerade det. Det fanns till och med ett speciellt märkspråk för hur korrekturanteckningar skulle göras. Alla visste vad som gällde. Det enda som varierade var sättet på vilket pappret, eller korrekturet som det kallades, skickades till kunden. Antingen hämtade kunden själv pappret, annars skickades det med post, bud eller taxi.

Det här gamla sätteri-systemet är tyvärr inte längre användbart. Det tar helt enkelt för lång tid. Det tråkiga är att påfallande få har hittat fungerande ersättningssystem. Istället användas andra system som inte alls är lämpade för detta flöde. T.ex skickas ofta en PDF via mail vilket i sig kanske inte låter så dumt. I alla fall inte förrän svaren börjar komma tillbaka. Någon svarar på mailet och skriver sina kommentarer där. En annan använder kommentarsverktygen i Acrobat. En tredje bestämmer sig för att ringa, en fjärde glömmer helt och hållet bort att svara och en femte skriver ut på papper och faxar tillbaka. Problemet här är inte att det saknas system. Problemet är att det saknas beslut om arbetssätt och införande av lämpligt system.

Det enda allt det här med säkerhet resulterar i är mer arbete för den som tvingas sammanställa alla kommentarer.

Inte del av producenternas arbete

De som producerar marknadskommunikation har valt sitt yrke för att de är kreatörer. De drivs av ett brinnande intresse av design, formgivning och uttryck i text och bild. Självklart blir de frustrerade när inte får göra det de brinner för. Självklart vill de hellre börja med nästa uppdrag än att fastna i ett stundtals hektiskt korrekturflöde. Korrekturmomentet är något de helst av allt skulle vilja slippa. Frustrationen kommer som en direkt följd av att korrekturmomentet tar för mycket tid tid från det de verkligen vill göra.

Frustration – och en risk

Inte konstigt att korrekturmomentet är förknippat med frustration. Producenten blir frustrerad på grund av att det tar sådan tid. IT blir frustrerade på att marknad alltid överskrider sina kvoter i mailsystemet. Den ansvarige blir frustrerad över att personalen är frustrerad och att målet med tre korrekturvändor aldrig uppnås. Alla blir frustrerade. Och, allt detta introducerar också en risk. Det är lätt att något glöms bort och att det blir fel.

Kundupplevelsen

Inte nog med detta. Det finns ytterligare en aspekt. Kundupplevelsen. På min pappas sätteri la vi alltid alla korrektur i en svart mapp som vi sedan vek ihop och stoppade i ett stort orange kuvert. Det kuvertet liknande inga andra kuvert vilket gjorde det lätt att uppmärksamma. Det stack ut från mängden i posthögen. Det till och med syntes när man gick med det under armen på staden. Poängen var att kunden alltid visste vad det orange kuvertet innehöll – ett korrektur från min pappas sätteriet.

Det orange kuvertet skapade förväntan och en positiv upplevelse hos kunden. Jämför det med upplevelsen av ytterligare ett mail i inboxen. Jämför det med frustrationen över att inte veta om man skall svara på mailet, försöka kommentera i ett program man inte har, eller får ens får installera, eller om man kanske förväntas skriva ut PDF:en på skrivaren?

Slutsats

Korrekturmomentet är det moment som i särklass skapar mest frustration. Frustration leder sällan till något gott. Här är tre skäl till varför du måste ta kontroll över ditt korrekturflöde:

1. Tiden

Korrekturmomentet stjäl tid. Inte bara från producenter och projektledare utan även från kunden. Det finns stora effektiviseringsvinster att hämta i att styra upp korrekturflödet, d.v.s. både tid och pengar kan sparas.

2. Risken

Utan kontroll på korrekturflödet finns en betydande risk att fel smyger sig in. Fel som i vissa fall kan bli väldigt kostsamma. Ett exempel som visserligen slutade ganska gott är Zappos prissättningsmisstag. Det kostade dom 1,6 miljoner dollar.

3. Kundupplevensen

Vem är egentligen kunden? Är det inte ofta den person som också godkänner korrekturen? Med andra ord är korrekturmomentet ett av få “sanningens ögonblick”, d.v.s. de ögonblick där kunden och du möts. Hur viktig en positiv upplevelse är här finns beskrivet i mängder av marknadsföringsböcker. Detta gäller självklart även om du och “kunden” råkar jobba på samma företag.

Så, hur har ni tagit kontrollen över ert korrekturflöde? Har ni någon motsvarighet till orange kuvert?

{ 2 comments }

Vad iTunes och arbete i InDesign INTE har gemensamt

by Johan Gradvall on 2010-05-18

Alla har vi väl våra roliga-kund-historier som vi berättar om och om igen? Det här är en sådan historia. En delvis bortglömd historia från tiden då den grafiska branschen fortfarande skickade Syquest-skivor fram och tillbaka.

Kunden i den här historien hade ett datorproblem. Hon klagade hela tiden på att hennes dator alltid var så seg. En av mina kollegor åkte då till kunden och tittade över axeln samtidigt som hon arbetade. Ingenting verkade vara konstigt. Åtminstone inte förrän det blev dags att spara det dokument hon just nu arbetade med. Min kollega noterade då med uppspärrade ögon hur kunden navigerade till Macintosh HD och sedan bara tryckte på spara-knappen.

Varför gjorde du så, frågade min kollega. Du kan ju inte bara spara dokumenten direkt på hårddisken.

Kan jag inte svarade kunden. Hur skall jag annars hitta dokumenten?

Det visade sig att den här kunden hade hittat ett eget system där alla dokument, alla tusentals hon skapat under årens lopp, sparades direkt på hårddisken. Sedan var datorn inställd på att visa alla dokument i datumordning, med det senast ändrade dokumentet först. Väldigt smidigt tyckte kunden.

Det hon arbetade med senast låg alltid överst – lätt att hitta.

Oj, oj, oj… tänkte min kollega. Förstår hon inte att man inte kan göra så. Alla vet ju att man måste skapa en mappstruktur och spara sina dokument i mappar. Inte konstigt att datorn var seg. Min kollega berättade sedan historien över en fikarast, mina andra kollegor skrattade, jag skrattade. Ja, vi fick oss alla ett gott skratt.

Skrattar bäst som skrattar sist

Nu, så här nästan 15 år senare, är det jag och mina kollegor som står här med långnäsan. Vi hade nämligen fel. Det jag skall skriva om i det här inlägget är nämligen precis det som den här kunden gjorde för 15 år sedan. Det som hon gjorde fel då, är nu nämligen det enda rätta.

Mödorna med en mappstruktur

Är du precis som jag är van vid att spara dina filer i en mappstruktur? Har du i så fall någonsin reflekterat över hur svårt det är att komma fram till hur den mappstrukturen skall se ut? I så fall har du säkert också upplevt det ganska besvärligt varje gång man skall spara något.

Jag vet inte hur många gånger jag tänkt något i stil med – “Det här dokumentet borde ligga i en mapp som heter si, och sedan i en undermapp som heter så.” Resultat blir nästan alltid detsamma. När jag vid ett senare tillfälle skall öppna dokumentet igen undrar jag alltid – “Hur tusan tänkte jag när jag sparade dokumentet här?”.

Och inte blir det lättare om man är flera som jobbar mot en gemensam mappstruktur.

Att leta dokument i en mappstruktur är ofta ett mödosamt och tidskrävande arbete. Likaså att spara jobb i ”rätt” mapp. Så, varför då ha en mappstruktur överhuvudtaget?

iTunes visar vägen

Använder du iTunes? iTunes kan hantera tusentals låtar. Att lägga till en ny låt är enkelt – dra bara filen till programfönstret. För att hitta en viss låt skriver man in ett sökord i sökrutan. Resultatet kan sedan sorteras på saker som låtnamn, artist eller datum då låten var inlagd. Det tar oftast inte mer än några sekunder att hitta den låt man söker. Hemligheten? Inte en mödosam mappstruktur så långt ögat når.

Hur många minuter lägger du varje dag på att navigera upp i ner i mappstrukturer på jakt efter bilder som skall monteras i InDesign? Hur mycket tid skulle du spara om det istället fungerade som det gör i iTunes?

iTunes för InDesign-dokument, finns det?

Konstigt nog har Adobe själva inte lyckats få fram en bra iTunes-liknande lösning i sina program. De har gjort ansatser med både Version Cue, Bridge och nu senast med mini Bridge. Ingen av dessa får dock mappstrukturen att försvinna. Som tur är finns det andra alternativ.

Det var min kollega Christer Lorichs som inspirerade mig att skriva det här inlägget. När man är mitt uppe i någonting är det lätt att min blir blind för omgivningen. Jag var det, och jag är övertygad att många fler är det. Christer gjorde mig uppmärksam på hur absurt det är att så många professionella människor fortfarande arbetar på gammalt sätt med mappstrukturer. Det finns trots allt moderna alternativ. Alternativ som liknar iTunes.

Det Christer syftar på är lösningar som den här videon beskriver:


Cumulus-TV (avsnitt 4) – InDesign Companion. (I filmen hänvisar jag till tidigare avsnitt. Dessa finns på Gothias YouTube-kanal.)

I videon visar jag mediadatabasen Canto Cumulus och tillägget InDesign Companion. InDesign Companion adderar en palett i InDesign varifrån man kan söka bilder och sedan dra & släppa dom på InDesign-sidan. När man är klar väljer man bara att katalogisera InDesign-dokumentet tillbaka till Cumulus. Man behöver aldrig se någon mappstruktur.

Ersätt Macintosh HD med Cumulus och du får precis det som min kund var ute efter för 15 år sedan.

Även om videon visar programmet Cumulus, är Cumulus bara ett exempel. Faktum är att de flesta mediadatabaser erbjuder, eller borde kunna erbjuda, liknande arbetssätt. Ett annat exempel är  ADAM Software som har ett intressant angreppssätt. De pratar om “ComfortZones”. Det de menar med det är att användarna skall kunna arbeta mot mediadatabasen från sin normala arbetsmiljö – där de känner sig bekväma. Det innebär att mediadatabasen skall finnas tillgänglig i de program användaren normalt arbetar i. Detta oavsett om det heter Microsoft Office eller Adobe InDesign. Det är naturligtvis så det skall fungera.

Slutsats

Att arbeta mot en mappstruktur var en gång i tiden en nödvändighet. Så är det inte längre. När det gäller musik, privata bilder och sökning på nätet har vi vant oss vid programvaror som erbjuder ett mer intuitivt arbetssätt med bl.a. snabbsökning som standard. Varför arbetar vi inte på samma intuitiva arbetssätt när vi arbetar med professionellt originalarbete?

{ 1 comment }

← Previous Entries

Next Entries →